El artículo 253 del Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio establece que los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales. Dentro de los seis meses posteriores al cierre del ejercicio, estas cuentas se someterán a la aprobación de la junta general y se resolverá sobre la aplicación del resultado del ejercicio de acuerdo con el balance aprobado.

La presentación de las cuentas para su depósito en el Registro Mercantil estará dentro del plazo reglamentario si se presentan dentro del mes siguiente a fecha de celebración de la Junta en la que se aprueban. Seguidamente, se deben presentar en el Registro Mercantil para evitar las responsabilidades para los administradores. De lo contrario, existe la posibilidad de ser sancionado por incumplimiento de la obligación de depositar las cuentas anuales.

Las sanciones que se imponen son:

Del a 0,5% del importe total del activo, más el 0,5% de la cifra de ventas que figura en la última declaración a la AEAT, debiendo presentarse el original de la misma. En caso de no aportarse esta última declaración, la sanción aplicable es del 2% del capital social.

Si se aporta la declaración pero la suma del 0.5% del activo y el 0,5% de las ventas en un importe superior al 2% del capital social, la sanción aplicable sería del 2% del capital reducida en un 10%.

Los límites de las sanciones se fijan en un mínimo de 1.200 euros y un máximo de 60.000 euros, en función de la dimensión de la sociedad, pudiendo llegar hasta los 300.000 euros por cada año de retraso en el cumplimento aquellas sociedades o grupos que superen los 6 millones de facturación. Una vez incoado el procedimiento sancionador, existe un periodo de alegaciones de 15 días, siendo el plazo para resolver y notificar de 6 meses a contar desde la fecha de acuerdo de incoación.

Si transcurre un año desde la fecha del cierre del ejercicio sin que se hayan presentado las cuentas para su depósito, se procede al cierre provisional de la hoja registral, con lo que no se podrá inscribir ningún documento en el registro, excepto los que constan en el artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil.